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堅持為民導向 用數字技術賦能查檔服務

——浙江省檔案館創建全國示范數字檔案館掠影

作者:鄭金月

來源:中國檔案報

2020-06-16 星期二

????全省100家綜合檔案館共同組成網上聯合查檔大廳,“浙江檔案服務網”查檔代辦點覆蓋所有鄉鎮(街道),率先通過“浙江檔案服務網”聯通長三角政務服務“一網通辦平臺”,公共服務事項網上可辦率、掌上可辦率、跑零次率達100%……浙江省檔案館數字檔案館用數字技術賦能查檔服務,取得了一系列顯著成績。

????作為首家成功創建全國示范數字檔案館的省級檔案館,浙江省檔案館在數字檔案館創建中堅持以習近平總書記關于檔案工作“走向依法管理、走向開放、走向現代化”的重要論述為根本遵循,始終堅持為民服務的鮮明導向,貫徹落實“最多跑一次”改革理念,著力在利用服務功能的拓展和優化上下功夫,用數字技術賦能查檔服務,建設了一個需求導向、利用為先的數字檔案館,走出了一條推進數字檔案社會化服務的創新之路。

????實現查檔服務“最多跑一次”

????2017年11月,浙江省檔案館啟用“浙江檔案服務網”。全省100家綜合檔案館共同組成網上聯合查檔大廳,提供查檔指引、網上查檔等服務,檔案利用者只要在“浙江政務服務網”通過高級實名認證,就可以在線向全省任何一家檔案館提交查檔申請,查閱出生醫學證明、婚姻、勞模、職稱等民生檔案和已開放檔案,并可以選擇郵件、快遞、到館自取等方式獲取所需檔案。根據網上查檔辦理工作規則,被申請檔案館必須在2小時內向利用者短信回復申請受理情況,24小時內回復查檔結果。群眾查閱檔案動動手指就能搞定,真正實現查檔服務“跑零次”。

????為提供優質高效的查檔服務,省檔案館數字檔案館系統檢索功能全面升級,通過優化數據庫技術,使用solr全文檢索引擎,應用內存表索引,在800萬條目和6700多萬頁的數據環境下全文檢索響應速度為3秒左右,并應用OCR技術,真正實現全文內容檢索,極大地提高查檔服務的響應效率。截至2020年3月,浙江檔案服務網共受理查檔3.24萬件,回復及時率達到99.6%,平均響應天數縮短為0.33天,月均受理數量從2017年的126件提升至今年的2265件。這一網上查檔、便民服務的舉措得到了省委、省政府領導的充分肯定和人民群眾的普遍歡迎,打響了“一網查檔、百館聯動”浙江檔案公共服務品牌。

????向移動端延伸

????推進查檔服務向移動端延伸,是提高檔案公共服務可及性的重要舉措,也是提升數字檔案館應用服務功能的重要內容。隨著智能手機的普及,移動互聯網成為數字技術應用的一大熱點,浙江省政府數字化轉型戰略提出了建設“掌上辦事之省”的目標。浙江省檔案館在數字檔案館建設中主動融入大局、順應潮流,于2018年底將“浙江檔案服務網”搬到了移動互聯網,將“一網查檔、百館聯動”從PC端延伸到移動客戶端。

????檔案利用者只要通過微信小程序和浙江政務服務網移動客戶端“浙里辦”APP就可以開通全省“掌上查檔”服務功能,借助手機就可以輕松方便地查到所需的檔案,增強了人民群眾在政府數字化轉型中的獲得感,得到普通百姓的廣泛歡迎。開通服務一年多來,移動端查檔量增速遠遠超過PC端查檔量增速,截至2020年3月,已辦理移動端查檔申請1.18萬件。

????向長三角地區拓展

????推進查檔服務向長三角地區拓展,是數字檔案館建設服務國家戰略的需要。2018年,長三角地區一體化發展上升為國家戰略,浙江省與上海市、江蘇省、安徽省檔案部門簽署長三角民生檔案“異地查檔、便民服務”協議,并列入了推動長三角地區一體化發展的三年行動計劃,浙江省檔案館率先通過“浙江檔案服務網”聯通長三角政務服務“一網通辦平臺”,檔案查詢服務成為第一批長三角一網通辦事項,將網上查檔服務拓展到長三角地區,讓長三角地區的群眾不再為了找一份檔案而跨省來回奔波。這項服務推出后,很快成為長三角地區一體化公共服務的“明星項目”之一。中共中央政治局委員、上海市委書記李強,浙江省委書記車俊等領導充分肯定這一服務舉措。

????這項舉措也被群眾紛紛“點贊”。如,2018年4月20日,省檔案館收到一份來自上海市檔案館外灘館轉來的一位王女士的查檔申請,她要查閱其父親1981年、1982年獲寧波市政府先進工作者稱號的文件。省檔案館工作人員收到申請后,通過浙江檔案服務網向寧波市檔案館發起跨館查檔申請,僅僅過了兩個小時,寧波市檔案館就電話告知王女士查到了她父親的相關檔案。王女士感到欣喜萬分,連連稱贊“沒想到你們的辦事效率這么高”。截至2020年3月底,省檔案館共收到長三角滬蘇皖用戶跨省查檔申請1062件。

????向基層覆蓋

????推進查檔服務向基層延伸,是提升檔案公共服務均等化水平的重要路徑,也是數字檔案館建設服務基層治理現代化的重要措施。網上查檔解決了檔案公共服務的地區差異問題,卻無法解決檔案公共服務的用戶個體差異問題。事實上,許多有查檔需求的基層群眾都是上了年紀的老年人,基本上不會上網或使用智能手機,這是檔案公共服務中的“數字鴻溝”。為了解決這一問題,2019年浙江省開展查檔代辦試點工作,在部分鄉鎮(街道)和村(社區)便民服務窗口設置查檔代辦點,建立鄉鎮(街道)、村(社區)查檔代辦員制度,賦予查檔代辦員與檔案館查檔接待人員同等的權限。查檔代辦員可以通過浙江檔案服務網為基層群眾代辦查檔事項,使基層群眾在家門口就可以享受到便利的查檔服務,從而消除了檔案公共服務中的“數字鴻溝”。這一經驗,在全國檔案工作服務農村基層社會治理現場會上得到了與會代表的充分肯定。今年,浙江省將在全省推廣這一做法,實現浙江檔案服務網查檔代辦點覆蓋到所有鄉鎮(街道),有條件的縣(市、區)覆蓋到村(社區)。

????與政府數字化轉型融合

????推進查檔服務與政府數字化轉型融合,實現部門間數據共享、業務協同,是數字檔案館建設融入數字政府大格局的客觀需要。省檔案館將民生檔案查閱、開放檔案查閱和“異地查檔、跨館服務”等16項公共服務事項納入省政府數字化轉型核心指標考核,省檔案館公共服務事項網上可辦率、掌上可辦率、跑零次率均達到100%,承諾期限壓縮比、即辦率達到100%,各項指標都處于全國領先水平。浙江省積極推動部門專業檔案數字化和部門間數據共享,助力政府數字化轉型。如,省檔案館聯合省民政廳推進婚姻登記檔案數據共享,將網上查檔服務嵌入補辦結婚證(離婚證)業務流程中,構建業務協同新方式,婚姻登記工作人員通過浙江檔案服務網提交婚姻檔案查閱申請,省檔案館受理2小時內及時回復查檔結果,核實后在窗口就能直接為群眾補辦結婚證(離婚證),群眾補辦證件無須再輾轉于檔案館和婚姻登記部門之間。截至2020年3月底,省檔案館已辦理來自全省婚姻登記窗口的查檔申請2915件次。此外,省檔案館還通過政務云聯通省大數據中心,通過省公共數據共享平臺共享開放檔案數據,提高檔案利用率,目前已向省大數據中心歸集開放檔案數據53萬余條。

????2016年至2019年,通過省檔案館數字檔案館查檔利用人次為年均5900余人次。省檔案館政務網檔案利用和館際共享服務平臺近3個月的月均訪問量為2900余人次。浙江檔案服務網的月均訪問量為3200余人次。門戶網浙江檔案網月均訪問量為7.6萬人次。根據網上評價和窗口評價情況,數字檔案館用戶總體滿意度達99%以上。省檔案館在數字檔案館建設中創新數字檔案社會化服務之舉取得了明顯成效,查檔服務實現了從線下到線上、從PC端到移動端、從跨館到跨省、從三級聯動到五級聯動、從獨立事項到業務協同的飛躍,為浙江檔案事業發展增添了濃墨重彩的一筆。

????原載于《中國檔案報》2020年6月8日 總第3535期 第一版

 
 
責任編輯:楊太陽
 
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