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從藍牛仔褲到數據字節

——李維·施特勞斯公司檔案館的數字轉型之路

作者:特蕾西·潘克 /楊太陽 編譯

來源:中國檔案報

2020-06-08 星期一

????美國一家擁有“時尚”標簽的公司檔案館僅用6個月時間就完成了數字轉型,這種做法堪比在第一條藍牛仔褲上設計鉚釘元素的創意。本文介紹了李維·施特勞斯公司檔案館的數字轉型過程,通過分析該公司成功創建先進數字檔案館的案例,為世界上其他服裝公司提供了參考借鑒。

李維·施特勞斯公司歷史背景

????李維·施特勞斯家庭情況

????李維·施特勞斯于1829年2月26日出生于巴伐利亞的布滕海姆,由父親希爾施·施特勞斯與其第二任妻子麗貝卡·哈斯·施特勞斯所生,他有3個哥哥和3個姐姐。1846年,希爾施死于結核病,2年后,李維·施特勞斯和母親麗貝卡、姐姐凡妮和麥拉搬到美國紐約,與兩個哥哥喬納斯和路易斯團聚,哥哥二人早先已在紐約做起了批發生意,成立了名為“施特勞斯兄弟”的公司。此后,年輕的李維開始自學貿易知識。1850年,他已被家族和顧客熟知。

????當加州淘金熱的消息傳到美國東海岸時,盡管知道未必能淘到金子,李維也決定去舊金山碰碰運氣。1853年1月底,李維正式成為一名美國公民,同年2月,他途經巴拿馬地峽朝美國西海岸出發。同年3月初,李維到達喧鬧繁華的舊金山,并開始以自己名義做批發生意,開設了家族生意在西海岸的代表處。他的新公司進口衣服、內衣、雨傘、手帕、織物等貨物并將其賣給那些在西海岸不斷涌現出的小零售店。正是這些小零售店給當地的眾多淘金者提供了裝備補給,后來,施特勞斯家族品牌逐漸在西海岸流行起來。

????藍牛仔褲的問世

????李維公司有一個叫雅克布·戴維斯的客戶,他是內華達州里諾市的一名裁縫。一天,當地一名婦女請雅克布為身為勞工的丈夫做一條耐穿的褲子。為了加固褲子,雅克布在褲子的口袋邊角、紐扣底部等易破損的部位釘上金屬鉚釘。這些帶有鉚釘的褲子突然成為潮流,雅克布決定申請專利,但此時他需要一個商業伙伴。

????于是,雅克布寫信給李維,建議兩人一起申請專利。李維是個精明的商人,立刻看到該新產品的潛力,便接受了雅克布的建議。1873年5月20日,兩人從美國版權和商標辦公室取得專利。因此,盡管牛仔褲在很多年前就被作為工作服,但大家普遍認為藍牛仔褲誕生于1873年5月20日。

????李維·施特勞斯公司現狀

????如今,李維·施特勞斯公司是一家世界知名的服裝生產商。總部位于舊金山的李維大廈,距離最初淘金熱的海濱不遠,在漁人碼頭一帶。李維大廈實際上是在淘金舊址上建成的,淘金者當年乘坐的快船的廢墟就埋在李維大廈噴泉下面。

李維·施特勞斯公司檔案館概況

????成立于1989年的李維·施特勞斯公司檔案館隸屬于企業傳播部。公司檔案館位于公司總部,與公司的公共博物館相鄰。檔案館工作人員由兩名全職人員、一名兼職人員和一名實習生組成。由于很多歷史檔案都在舊金山地震和大火中被毀,因此公司檔案館館藏的大都是1906年之后的檔案,總量約為1.1萬盒,還有1.5萬余件的市場樣品、3萬件服裝、7500個目錄及其他出版物等。

????公司檔案館保存著世界上最古老的牛仔褲,其歷史可以追溯到1879年。特色館藏還包括伊夫·圣羅蘭等知名人士設計的牛仔夾克,知名演員加里·格蘭特、知名導演克林特·伊斯特伍德等人的信件,1918年象征女性自由運動的服裝等。公司檔案館的主要用戶包括設計師、圖案制作師、媒體工作者、行政人員、銷售人員、法務人員等。

檔案數字化項目

????2014年之前,公司檔案館的管理工作幾乎都是人工操作的。一個存有1000多份掃描件的硬盤被鎖在防火保險箱里。檔案架上貼著紙質標簽,當時還沒有處理郵件等數字文件的能力。所有文件都被打印到紙上并保存起來,即使是那些原生電子文件也不例外。

????為了順應數字時代發展,公司檔案館決定轉型。檔案工作人員僅用了6個月時間就將一個需要預約才可以查檔的館庫變成了虛擬庫,檔案由此實現了在線訪問;他們將從前需要等待數日的有償掃描和檔案拍照服務改為免費提供及實時在線獲取。現在,公司檔案館近10萬件檔案已存儲在云平臺,在世界上任何地方只需借助無線網絡即可查詢相關資料。

????公司檔案館是如何實現這一轉型的呢?主要有3個步驟,一是轉換為電子形式,二是創建數字資源,三是上傳資源。

????數字化階段一

????公司檔案館首先掃描館藏指南活頁夾、手寫記錄并著錄信息,使這些檔案內容可通過查詢關鍵詞獲取到,并將實物、音視頻、紙質、服裝(數量最多的)、市場共5類檔案文件錄入永久性的電子表格。除了將檢索工具轉變為電子形式,公司檔案館還升級了設備,購置了高分辨率、具有電郵功能的掃描復印機,并與員工電腦相連。工作人員可通過臺式機、筆記本甚至手機實現無線操作。公司檔案館還創建了共享硬盤,可存儲共享工作文件。

????公司檔案館還將所有打印件轉為數字格式。此前,每天的新聞報道、公司動態和其他文件都會被打印出來作為“硬拷貝”存入檔案盒。這些文件需要手工操作檢索,不便于查詢。但如今已改為將日常存檔的文件上傳到共享硬盤,然后將所有訪問轉為數字方式,手寫標簽被電子表格所取代,不再創建手寫檢索工具,也不再將原生電子文件打印成紙質文檔。

????數字化階段二

????公司檔案館圍繞3個方面創建數字資源。一是服裝實物類,用一個月時間為實物檔案拍照存證。二是文檔類,通過平面掃描獲取電子版。三是音視頻類,統一轉為MP3和AVI格式。公司檔案館對總部保存的檔案進行高分辨率拍照和顏色校準,同步進行照片著錄工作,進行流水線作業,由檔案主管確保實物檔案在拍攝期間不受到損壞。公司檔案館在20多天內就完成了1.2萬多張照片的拍攝工作,另外,200多盒保存在總部以外的檔案也完成了異地掃描。公司檔案館保留了檔案原先的整理順序,通過不同顏色為檔案編組,每周專門召開例會解決有關問題、查驗索引編寫和掃描質量等,共完成了超過7.5萬畫幅的掃描頁。確定文件索引和命名規則對于創建數字文件非常重要,公司檔案館最后確定文件命名應包括文件保存地點、簡介、創建日期和類型等信息。

????數字化階段三

????公司選擇了云端數字資源管理系統,并按計劃、分步驟將內容上傳至該系統。公司檔案館根據公司組織架構制定了方案,邀請服裝設計師和用戶一起為系統架構出謀劃策,比如,設計師建議將檔案系統分為牛仔類和非牛仔類,并根據不同年代的男裝、女裝及青少年類別進行設置。據不完全統計,公司檔案館共上傳了10萬條數字資源,包括1.2萬張服裝照片、4.3萬條目錄、超過1萬件公司年度報告以及早期發票等業務檔案。

????花費情況

????項目成本主要有以下幾方面。其中,30%的經費用在掃描及建立數字工具上,20%的經費用于聘請數字項目經理,負責圖片拍攝和音視頻文件的轉換。另外,新增數字資源和后續每年固定的維護費也在成本之內。其他費用還包括購置新電腦、掃描儀等設備。

????投資回報情況

????公司檔案館的投入產出效果是立竿見影的。比如,在秋季新裝發布會之前,以往工作人員在檔案庫房查找資料就需要一整天時間,現在通過數字系統,僅用1個小時就能完成查詢工作;公司檔案館還為一起訴訟案件提供了決定性檔案依據;市場部同事在新數字檔案系統中調閱了很多早期的廣告、老照片等用于制作公司紀錄片。不僅如此,公司檔案館的保管工作也日益得到改善,檔案庫房中有幾個復古單品的估值在600萬美元左右。公司檔案館通過數字系統調閱服裝實物的電子檔案,大幅減少了原件的損耗。另外,該系統是全天候開放查詢的,還具備數據分析、分類導引、識別存檔范圍等功能。

????經驗教訓

????公司檔案館在創建數字文件的同時進行著錄,此舉可以高效地完成標引;倒排時間表且設置截止日期,在項目早期讓廠商介入,溝通了解工作流程和需求;運行系統測試版對于改善用戶體驗十分必要;每周召開例會可有助于及時發現并解決問題,根據預算情況隨時調整工作節奏。

????下一步打算

????公司檔案館計劃在數字檔案系統提供利用的電子檔案上嵌入獨特標志,這樣做不僅方便追蹤檔案的使用范圍,也能提高公司檔案館的“可視度”,從而告訴大家,創新的故事都是基于真實的檔案內容創作的,同時擴大公司檔案品牌的知名度并帶來可觀收益。

????啟示和思考

????20世紀90年代,美國著名時尚雜志《Vogue》刊登過一張很有名的封面,是著名攝影師彼得·林德伯格在紐約街道上為當時世界5大超模拍攝的黑白照片,標題為《20世紀90年代,接下來會發生什么?》。將該封面圖放大后會發現,5個超模都穿著李維斯的“501”牛仔褲,這是公司最經典的服裝。這張封面圖的整體和局部也隱喻著公司檔案館正在開展的數字檔案項目。

????檔案數字化項目旨在更好地保存和分享公司歷史,與此同時,項目背后的很多細節工作也不容忽視,比如投標選擇供應商、控制預算并監督經費的使用情況、確定工作優先順序、雇傭有相關經驗的員工、處理問題等。實踐證明,所有的付出都是值得的,李維·施特勞斯公司的數字檔案項目是一個成效顯著的成功案例。

??? 原載于《中國檔案報》2020年6月4日 總第3533期 第三版

 
 
責任編輯:楊太陽
 
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