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談重大疫情檔案的“管”與“用”

作者:蔡盈芳

來源:中國檔案報

2020-03-06 星期五

????習近平總書記指出:“經驗得以總結,規律得以認識,歷史得以延續,各項事業得以發展,都離不開檔案”。檔案在各項事業中都具有重要作用。近期,新冠肺炎疫情肆虐,各行各業都積極行動,為遏止疫情提供力所能及的服務。在疫情面前,檔案工作者勇于擔當、主動作為,積極提供檔案信息為抗擊疫情服務。疫情發生后,國家檔案局第一時間下發文件,要求加強抗擊疫情期間的檔案工作,特別要求做好抗擊新冠肺炎疫情文件材料的歸檔工作,要求各級檔案部門積極向本地黨委和政府提供檔案利用服務。不少學者也以此為已任,撰文呼吁加強新冠肺炎疫情檔案管理工作。

????加強某一時期某一專項工作的檔案工作,主要包括歸檔和利用兩個方面。如何貫徹落實黨中央、國務院關于抗擊疫情的各項部署,統籌做好相關工作,是近期檔案部門的工作重點。為此,廣大檔案工作者要按照《國家檔案局關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》要求做好相關工作。即,面對當下尚未結束的疫情,首先要大力提供檔案利用,助力疫情早日結束。同時,也要從長遠考慮,做好抗擊疫情期間形成的文件材料的歸檔、移交和檔案保管等工作。也就是要統籌做好“管”和“用”兩方面工作,并隨著疫情發展進行實時調整。

立足當前,用好重大疫情檔案

????利用與服務是檔案工作的目的與宗旨。經過長期實踐,我國形成了一套提供檔案利用的理論和方法。但此次新冠肺炎疫情是一次突發公共衛生事件,它的發生時間、發生地點都具有不確定性,檔案利用需求和特點與我們日常服務的對象有很大差別,這給檔案利用帶來了較大難度,尤其在抗擊重大疫情工作要求的快速響應、跨地區跨單位調用檔案、精準提供檔案利用等方面尚缺乏經驗。如,此次疫情對“非典”時期檔案利用需求最大最迫切的應該是武漢市,但“非典”檔案主要保存在北京,武漢在調用“非典”檔案時存在很大難度。但中國中元國際工程公司向武漢市城鄉建設局提供小湯山醫院圖紙的事例又恰恰說明了抗擊重大疫情工作中跨地區、跨部門調用檔案的迫切性及重要性。從小湯山醫院圖紙利用和此次新冠肺炎疫情所體現出來的高速、精準、跨地區跨部門的高效檔案利用需求,檔案部門應從3個方面著手抓好重大疫情檔案的開發和利用。

????一是用好數字檔案館(室)建設成果。重大疫情作為突發公共衛生事件,一旦發生將對人類的生命財產安全造成嚴重威脅,要在第一時間進行應對。此時,對檔案調閱利用的時間要求是分秒必爭的。因此,快速的檔案檢索速度,不受空間距離限制的檔案信息提供,所提供檔案信息的精準程度就體現了檔案工作服務重大疫情抗擊工作的效果。在這些方面,數字檔案館(室)是可以發揮優勢的。首先,數字檔案館(室)檢索檔案的速度快,手工檢索無法比擬。利用數字檔案館(室)可使檔案部門快速響應重大疫情抗擊工作對檔案利用的需求。其次,數字檔案館(室)可遠程檢索并遠程提供檔案信息利用,能夠滿足重大疫情發生時人員活動受限和跨地區跨部門異地查檔調檔的需求。再次是數字檔案館(室)可大幅提高檢索檔案的準確性,可滿足重大疫情抗擊工作對高效率檔案利用的需求。一些中央企業建成的數字檔案館(室)在服務此次抗擊新冠肺炎疫情中體現出了其重要作用。如交通銀行通過數字檔案館有效解決了疫情期間公司有關部門對“非典”檔案的需求。國家電網公司通過數字檔案館(室)建設成果實現了公司全員移動辦公,并推出了移動數字檔案應用,在此次疫情防控中起到重要支撐作用。這次抗擊疫情對檔案利用的需求也間接啟示我們,數字檔案館(室)建設的力度仍需加大。

????二是加強對重大疫情檔案利用需求的研究和檔案編研工作。重大疫情一旦發生,情況緊急,如何在第一時間精準地將有關檔案提供給有需求的部門和人員,是抗擊疫情中發揮檔案作用、提高檔案利用效率的又一關鍵。首先,疫情發生后,檔案部門也不能囿于提供檔案原件服務,而是在進行深加工的基礎上,再提供利用檔案信息。如湖南省岳陽市檔案館在疫情發生后迅速行動,市檔案館館長余友安撰寫了7000多字的調研報告《17年前岳陽抗擊“非典”回顧與啟示——對我市當前疫情防控的一點思考》,并報送市委、市政府,為全市疫情防控提供參謀服務,得到了市領導的充分肯定。其次,檔案部門要在平時做足功課,加強對突發公共衛生事件中檔案利用需求研究,梳理出參與突發公共衛生事件管理的不同部門不同人員在不同階段對不同檔案的利用需求,將各階段有關人員的檔案利用內容拉條掛賬,形成應急方案。其次,要加大重大疫情檔案編研力度,在平時就形成一批有針對性的重大疫情檔案編研成果。因為編研成果可以縮短利用者獲取有用檔案信息的時間,提高檔案利用的精準度。

????三是建立檔案服務抗擊重大疫情協調機制。重大疫情作為突發公共衛生事件的不確定性決定了其檔案利用人員、利用內容的不確定性,加之我國是一個突發事件頻發的國家,這種跨地區、跨部門檔案利用將成為一種常態。要應對這種非常規檔案利用需求,應在各級檔案行政管理部門、大型企業事業單位檔案部門建立抗擊重大疫情檔案調用工作的協調指揮機制,一旦突發重大疫情,協調指揮機制可以精準對接抗擊疫情協調指揮部門,快速實現跨地區、跨單位調用檔案,為疫情防控部門提供更多參考借鑒。檔案部門還應爭取將檔案工作納入突發公共衛生事件應急協調機制,使檔案部門及時、全面了解突發公共衛生事件應對進展,精準識別檔案利用需求,提高檔案利用的精準度。

放眼長遠,管好抗擊新冠肺炎疫情檔案

????高效的檔案利用是抗擊新冠肺炎疫情的需要。但是,在提供檔案服務科學精準打贏疫情防控阻擊戰的同時,我們也要放眼長遠,總結經驗,針對此次疫情期間暴露出的短板和不足,抓緊補短板、堵漏洞、強弱項,從完善重大疫情防控體制機制和健全國家公共衛生應急管理體系的高度,大膽創新,從以下3個方面著手,健全重大疫情檔案管理體系。

????一是創新重大疫情檔案保管機制,建設重大疫情檔案館(中心)、檔案數據中心或檔案專題數據庫。跨地區、跨部門調用檔案是抗擊重大疫情期間檔案利用工作的顯著特點。要滿足這種需求,實現檔案信息集中從而實現共享是有一條有效途徑。盡管我國的檔案進館制度在一定程度上實現了部分檔案資源信息的集中,但在我國的檔案管理體制中,重大疫情檔案與其他檔案一樣,按全宗歸檔,按地區進館,這使得同一次重大疫情抗擊中形成的檔案仍是分散在不同地區或單位保管,難以實現跨地區、跨部門調用或共享利用。為此,要研究建立重大疫情檔案館(中心),收集保管歷次重大疫情管理中形成的分散在全國不同地區、不同單位的檔案,使重大疫情檔案信息實現集中,方便共享利用,以應對重大疫情發生時檔案的快速調用,減少檔案的跨地區、跨單位調用。當然,建立重大疫情檔案館(中心)的方式需要改革當前我國檔案管理機制。如要保持現有檔案實體保管機制不變并實現檔案信息集中共享,也可以采用建立重大疫情檔案數據中心或檔案專題數據庫方式,對重大疫情檔案數據進行集中管理。地方重大疫情專題檔案數據可以按“縣級—市級—省級—國家級”逐級建設的模式,企業可按“三級以下企業—二級企業—總部—國家級”的模式,先分級建設后集中建設,以加快建設速度,最終建成一套包括全國所有重大疫情檔案的國家級檔案專題數據庫。

????二是創新檔案進館要求,優化重大疫情檔案進館(集中)時間。我國的檔案進館制度中建立了檔案資源定期集中制,集中時間分別是歸檔滿20年和10年。但此次疫情期間對“非典”檔案利用的需求表明,現有檔案進館制度中的檔案資源集中時間不能滿足發生時間不確定的重大疫情防控的需求。如各地在2003年抗擊“非典”時形成的檔案,有的到今年只有17年,大多未進館,使得各地綜合檔案館在此次新冠肺炎疫情抗擊中可利用的只有當時作為臨時機構的全國防治非典型肺炎指揮部撤銷時進館的檔案。企業也只能利用本級或本企業形成的檔案,而無法利用下級企業或其他企業的檔案。為此,需要創新檔案進館制度,對于常設機構形成的重大疫情檔案實現即歸檔即進館制度,無須等到在形成單位保管滿20年(或10年)。同時,要創新重大疫情檔案鑒定制度,將抗擊重大疫情形成的檔案盡可能確定為較長的保管期限,必要時可全部劃為永久。因為,檔案資源的豐富程度是決定檔案信息參考價值大小的重要因素。

????三是加大新技術的推廣應用,大力推進電子文件“單套制”歸檔。歷史告訴我們,重大疫情的發生往往意味著人員活動空間的限制。電子文件電子化單套制歸檔使歸檔工作可以遠程完成,使得在抗擊新冠肺炎疫情中形成的檔案,不會因為人員活動受限和無法面對面交接而不能及時歸檔。國家電網公司在此次抗擊疫情中就充分利用企業數字檔案館(室)試點形成的電子文件“單套制”歸檔技術,順利推進抗擊疫情檔案遠程在線實時歸檔,并同時推出抗擊疫情文件材料的手機應用軟件歸檔,在抗擊新冠肺炎疫情檔案的管理中發揮了重要作用。經過幾年探索,電子文件“單套制”歸檔技術日臻成熟,認可電子檔案憑證效力的法律法規日益完善,在此次抗擊新冠肺炎疫情檔案管理中全面應用電子文件“單套制”歸檔技術完全可行。

健全和完善突發事件檔案管理體系

????除了突發公共衛生事件以外,其他如重大自然災害、事故災難等突發事件在我國也時有發生,同樣需要檔案利用的有力支撐,檔案利用需求的特點也大致相同,同樣也會形成需要歸檔保存的文件材料,同樣需要健全檔案管理體系。我們完全可以利用加強抗擊新冠肺炎疫情檔案工作的契機,健全和完善突發事件檔案管理體系。此次抗擊新冠肺炎疫情中的檔案工作思路和方法同樣能在其他突發事件中進行應用。這不僅能為增強檔案工作治理體系和治理能力作出貢獻,也能為完善重大疫情防控體制機制和健全國家公共衛生應急管理體系作出貢獻,更可以為提高國家治理能力和治理水平作出貢獻。

????原載于《中國檔案報》2020年3月5日 總第3494期 第三版

 
 
責任編輯:楊太陽
 
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