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新冠肺炎疫情防控期間應如何有效開展檔案工作

作者:張 斌 王逸凡

來源:中國檔案報

2020-03-06 星期五

????春節前夕,新冠肺炎疫情在武漢暴發,國務院聯防聯控工作機制隨即建立。檔案部門要認真學習貫徹習近平總書記關于抗擊新冠肺炎疫情的一系列重要指示批示精神和黨中央、國務院決策部署,做好新冠肺炎疫情防控期間的檔案工作。

????一、不斷完善關于新冠肺炎疫情防控檔案工作的配套制度,促進疫情防控工作順利開展

????新冠肺炎疫情防控檔案工作的配套制度是保障疫情防控期間檔案工作得以有序化、科學化開展的基礎。否則,檔案工作會由于缺乏規范指導而造成社會記憶的缺失,從而影響疫情防控工作的高效、協同、順利開展以及相關重要決策部署,也不利于建立完善的國家疫情防控制度體系。

????筆者建議國家檔案行政管理機構與國家衛生健康委員會聯合制定出臺《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的實施辦法》,明確疫情防控期間各單位的疫情專題檔案部門機構設置和法定職責;疫情防控工作檔案收集范圍、鑒定標準、保管措施、風險評估、安全保障等;疫情檔案利用申請條件、程序、期限等;疫情專題檔案部門行政權力清單、責任清單、負面清單;疫情防控應急預案等。

????二、合理部署新冠肺炎疫情防控期間的資料收集與檔案管理工作,提升疫情防控檔案工作效果

????疫情防控檔案工作的管理對象是在開展新冠肺炎疫情防控工作過程中形成的具有多種價值的不同門類與載體的記錄資料等,疫情的突發性和不確定性決定了檔案資料具有來源分散、內容廣泛、類型多樣、關聯繁雜等特點。

????為合理部署新冠肺炎疫情防控期間的檔案收集與管理工作,檔案部門可實施以下5個應對策略。一是合理制定疫情防控工作文件材料收集范圍和檔案鑒定標準,在條件允許的情況下可利用電子文件管理系統進行自動化管理,對不同門類、不同來源、不同載體、不同格式的疫情防控工作檔案采取相應的管理辦法和保存措施,還要對疫情防控工作檔案的真實性、完整性、可用性及安全性實施相應的風險評估和保障措施,保證收集和管理質量,為今后的利用服務工作奠定基礎。二是積極組織社會力量參與疫情防控檔案工作,采取“線上”“線下”兩種方式對相關負責人進行培訓指導,尤其是一線工作人員,以應收盡收為原則,對疫情防控工作中形成的文件材料等進行全面收集和管理。三是建設新冠肺炎疫情防控專題檔案共享平臺,通過設計關于疫情防控工作檔案標準的捕捉轉換格式、接口、分類方案、安全傳輸網絡等,以只讀方式確保每個用戶都能瀏覽并共享疫情防控工作檔案,并提供快速檢索功能以支持用戶隨時利用疫情防控工作檔案,還可避免檔案工作者重復收集、浪費資源的問題。四是建立疫情防控檔案工作監控機制,以相關法律法規為依據科學設置組織結構,明確監控人員的職責和工作規范,其中,黨員干部要提高政治站位,深入抗“疫”一線,確保疫情防控期間檔案工作的每個流程安全、規范、科學、無誤。五是強化業務驅動理念,將疫情防控檔案管理的關注點投向生成、使用檔案的疫情防控工作領域,將疫情防控檔案分類方案設置為疫情防控、醫療救治、科研攻關、宣傳、外事、后勤保障、前方工作等類目,根據疫情防控工作的實際需要設計和實施檔案管理活動,促進疫情防控工作的高效運行。

????三、著重強化新冠肺炎疫情防控期間檔案機構與社會各界的交互,做好疫情防控期間檔案服務工作

????當前,社會各界紛紛投入抗擊新冠肺炎疫情阻擊戰中。為全力做好疫情防控工作,各地方檔案館均發布臨時閉館通知。為提高疫情防控期間檔案服務質量,檔案部門要加強與社會各界之間的交互。

????首先,要打通疫情防控期間檔案部門與外界的交互渠道,增設檔案信息公開系統的交互功能,保證群眾有需求能得到滿足、有問題能得到解答。通過社交媒體及官方網站上的互動窗口、評論區等交互功能及時收集群眾意見、回應群眾關切,改進疫情防控期間檔案服務工作。其次,通過宣傳教育增強群眾檔案意識,增加潛在利用者。群眾對檔案的認識程度取決于檔案工作對群眾需求的滿足程度。因此,檔案工作者要通過互動切實滿足群眾需求,廣泛宣傳檔案在疫情防控期間的決策支撐作用,以及檔案人在疫情防控工作中的無私奉獻精神。另外,要利用收集到的政務信息強化顯政,深入宣傳黨中央的重大決策部署,充分展示各地區各部門聯防聯控的措施成效;分析用戶興趣偏好,加強個性化服務舉措,如,利用信息管理系統的追蹤審計技術和元數據管理,準確分析疫情防控檔案用戶行為,根據用戶偏好主動推送相關信息,提升用戶體驗。

????四、建立健全新冠肺炎疫情聯防聯控檔案工作機制,推動疫情防控期間檔案工作高效發力

????檔案管理作為國家治理體系的重要組成部分,在疫情防控工作中應當積極發揮社會治理職能,建立健全新冠肺炎疫情聯防聯控檔案工作機制。

????一是由國家檔案行政管理機構牽頭建立應對新冠肺炎疫情的聯防聯控檔案工作機制,成員單位可包括各地區檔案部門、信息管理部門、大數據服務中心、信管企業、專業科學技術機構等。聯防聯控檔案工作機制下設檔案管理、檔案行政管理、檔案教育、檔案科學研究、檔案宣傳、檔案國際合作與交流等工作組,分別由各地區檔案行政部門負責人任組長,明確職責,分工協作,形成疫情防控期間檔案工作的有效合力。

????二是加強疫情防控檔案工作資源和技術的集成,發揮整體效益。疫情防控期間檔案工作規模空前,要管理好如此大量珍貴、亟須歸檔保存和開發利用的信息資源,僅靠檔案工作者是很難全面兼顧的。因此,必須整體優化,可以通過構建新冠肺炎疫情防控專題檔案共享平臺實現資源共享。

????三是針對不同地區、不同機構、不同門類的疫情防控檔案工作實行分類指導。有針對性地制定完善的應急預案和工作方案,聚焦重點、精準施策。

????四是強化對疫情防控期間檔案工作的過程監督,實現對疫情防控工作檔案的全程管理、前端控制,可以根據疫情防控工作需要對檔案進行實時管理,使檔案工作與疫情防控工作有機融合。

????五、進一步加強對新冠肺炎疫情防控工作中檔案資源的開發利用,實現疫情防控檔案工作終極目標

????隨著新冠肺炎疫情防控工作的全力開展,檔案資料數量劇增、價值多元,檔案對于疫情防控機構的重要性愈發凸顯。檔案部門應加大對新冠肺炎疫情防控工作中檔案資源的開發利用,明確疫情防控期間檔案工作的服務方向。

????一要加大疫情防控期間檔案工作的開放度,以疫情防控為首要目標提供檔案利用服務。檔案工作的開放度主要表現在檔案機構、檔案信息內容和檔案工作人員觀念的開放等方面,根據疫情防控實際情況,應加大對檔案信息和檔案人員觀念的開放。還要加強對檔案工作者的培訓教育,明確疫情防控檔案的開放范圍,保障公民的知情權。

????二要鼓勵社會力量參與檔案資源的開發利用,挖掘檔案的多元價值。目前,由于檔案服務方式的多樣化,利用檔案更加便利,利用者可根據自身需求對可獲得的疫情防控檔案進行分類、組織、編研、打印、復制、發布等,更加深入地挖掘和利用疫情防控檔案的價值。利用者也是檔案資源開發者,可通過調查問卷、捕獲用戶簡表、元數據管理、用戶行為報告等方式,關注和分析用戶對疫情防控檔案資源的利用情況,多維度、多渠道探索疫情防控檔案資源價值。

????三要建立疫情防控專題檔案知識管理數據庫,做好疫情防控期間檔案知識服務。首先,廣泛收集管理疫情防控工作檔案,還要注意收集歸檔疫情防控工作中來自社交媒體、網站、電子郵件等平臺的電子文件,完善檔案資源庫;其次,根據行業相關標準組織社會力量,通過利用知識管理系統加強對疫情防控工作檔案資源的開發,內容包括對疫情防控檔案的分類組織、著錄標引、編研加工等,實現內容更加豐富、層次更加多元、顆粒度更加細致的檔案知識服務;再次,強化數據庫的交互功能,支持用戶隨時在線訪問,有效支持政府疫情防控決策部署,進一步滿足用戶對疫情防控檔案的深化利用需求。

????原載于《中國檔案報》2020年3月5日 總第3494期 第三版

 
 
責任編輯:楊太陽
 
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