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檔案部門服務重大突發事件應對處置工作實務探討

作者:周書生

來源:中國檔案報

2020-03-03 星期二

????春節前夕,一場突如其來的新冠肺炎疫情席卷全國,給人民群眾生命健康帶來極大威脅,給經濟社會發展造成了巨大損失。在以習近平同志為核心的黨中央堅強領導和統一指揮下,全國上下精誠團結、眾志成城,同時間賽跑、與病魔較量,全力以赴打好疫情防控的人民戰爭、總體戰、阻擊戰。在這場嚴峻戰斗中,全國各地檔案部門堅決落實黨中央、國務院和各級黨委、政府的決策部署,參與不干擾、幫忙不添亂,守好自己門、管好自己人、做好自己事,在疫情防控工作中作出了積極努力。回顧和梳理這次重大疫情發生以來各地檔案部門履行職能的情況,筆者認為,在重大突發事件的應對中,檔案工作要找準切入點和著力點,切實發揮檔案工作的基礎性、支撐性作用,實現檔案工作對歷史負責、為現實服務、替未來著想的價值取向。

????要快速挖掘檔案,為科學決策提供歷史借鑒。檔案工作是黨和國家事業發展不可或缺的一項基礎性、支撐性工作。面對重大突發事件,檔案部門要第一時間組織專門力量,在精準篩選、分析研究后,采取原件復制報送、內容摘要報送、系統整理報送、專題專項報送、綜合提煉報送、編輯研究報送等方式,為相關政策制定提供參考。要摘報歷史上類似事件發生后,決策層分析研判、決策部署、組織動員、指揮協調、請示報告及事件概覽等方面的檔案記錄,并報送類似突發事件處置的總體安排、工作方案、工作日志、落實措施、總結評估等綜合性檔案記錄。如此次疫情中,北京小湯山醫院設計單位——北京中元國際工程設計研究院在78分鐘內,將17年前北京小湯山醫院的設計和施工圖紙系統整理復制后,及時提交給武漢中信建筑設計院,為火神山醫院迅速建成作出了貢獻。要密切跟進掌握突發事件處置進展情況,分期報送類似突發事件處置中過程性、階段性、專題性工作情況等檔案記錄,有針對性地報送類似突發事件的特點規律、社會影響、正確應對方法、問題不足、現實啟示等。此次抗疫工作中,不少檔案部門篩選了“非典”期間相關檔案,編制了抗擊“非典”日志、社區防治措施、農村防控措施、建筑工地防范措施、醫療廢水廢物處理辦法、保障安全生產促進經濟發展舉措、高考中考期間防控措施、高等學校返校防治工作等參考資料,為疫情防控科學決策作出了積極貢獻。

????要綜合利用檔案,為應對處置工作提供專業檔案服務。重大突發事件處置是一項復雜的系統工程,檔案部門要立足資源優勢、專業優勢,積極提供多樣化的檔案服務。一要及時從館(室)藏檔案中選取與突發事件處置有關的檔案文獻,編制專題檔案文件目錄,并搜集當前有關現行文件資料,編制專題檔案、文件、資料目錄,快速提供給應急處置部門(機構),以便隨時查閱利用。二要建立跨地區檔案利用綠色通道,針對工作中急需但本地沒有的檔案,發揮檔案系統行業優勢,協調開展跨地區、跨部門調用檔案,如在汶川特大地震發生后,四川省檔案局(館)第一時間聯系了河北、云南等地檔案部門,調取了唐山大地震、麗江大地震抗震救災及災后重建檔案,并提供給抗震救災指揮部。三要及時公布有關檔案,編寫與重大突發事件有關的史實讀本、手冊、圖冊等,普及相關防護知識。四要針對突發事件發生后虛假信息大行其道等特點,快速及時發布檔案信息,還原真相,回應質疑,抵制謠言,凝聚共識。五要及時提供線上查檔服務,除開展電話查檔、網絡查檔、代查檔案服務外,還要充分利用數字檔案館(室)、門戶網站、手機客戶端、微信公眾號等快捷線上服務平臺,積極推行查檔服務“網上辦”“掌上辦”。如國家電網利用數字檔案館,提供電網建設項目、重要客戶、突發事件應急處置檔案查閱約4萬余次,為疫情防控期間的檔案遠程利用提供了有力支撐。六要充分開發檔案產品,講好檔案故事,如針對今年疫情防控期間居家為主的特點,檔案部門要積極轉變服務方式,將檔案紀錄片、檔案微視頻、檔案文獻展覽搬到“線上”,推送“檔案博覽”“珍檔解讀”“檔案揭秘”等檔案文化產品,講好檔案故事,豐富人民群眾精神文化生活。七要發揮檔案行業報刊和新媒體在信息分享、知識傳播、資政咨詢、實踐指導、宣傳報道、記錄歷史等方面的積極作用。

????要全面收集文件材料,為重大事件保存完整記錄。在重大突發事件應對處置工作中,會產生各種文件材料、圖片、錄音、錄像、視頻、網頁記錄、實物和數據,媒體(包括社交媒體)宣傳報道、信息言論,相關的文學創作、文藝作品、影視作品等,檔案部門要及時聯合重大突發事件應急處置機構,出臺加強文件材料收集整理歸檔的指導意見,明確文件材料歸檔范圍和保管期限、移交至檔案館的業務規范和質量標準。靈活采用實地指導、電話、辦公平臺、短信、微信、移動客戶端等方式,重點指導督促重大突發事件應急處置相關部門、單位、機構、組織依法依規做好文件材料的收集、整理、歸檔工作,切實加強電子文件的收集整理歸檔工作。及時采集包括社交媒體在內的互聯網上的相關文字記錄、圖片、音視頻資料等。面向社會廣泛征集對國家和社會有保存價值的資料,尤其要關注非官方機構、家庭、個人收藏的珍貴資料。借助檔案網站、社交媒體等線上平臺開設檔案專題欄目,以“眾籌”等方式開展檔案征集活動。建立專題檔案數據庫,持續做好檔案信息開發利用工作,建立健全應急機制,強化風險防控管理,開展重要珍貴檔案異地異質備份管理工作,不斷筑牢檔案安全防線,確保檔案館庫、檔案實體、檔案信息絕對安全。

????要高效、有序地參與重大突發事件應急處置工作,檔案部門還要重視以下3個問題。

????一是“站位”問題。在應對突發事件中,一些檔案部門工作人員往往反應“慢半拍”,感到“無從入手”“心有余而力不足”,甚至束手無策,不同程度地存在“不愿為、不能為、不敢為”的現象。這與檔案部門長期處于黨委政府中心工作的末端,從而造成一些檔案工作者認識受限、視野受限有關,這就需要檔案部門牢記初心使命,不斷強化大局意識、服務意識、擔當意識,找準服務大局、服務中心、服務發展的切入點和著力點,做到中心工作延伸到哪里、檔案服務就跟進到哪里,提高檔案部門的參與意識和能動意識。面對重大突發事件,要快速反應、敏銳應對、及時參與、主動擔當、積極作為,做到“參與不干預、幫忙不添亂、主動不旁觀”。

????二是“機制”問題。目前,在重大突發事件處置工作中,檔案部門參與機制建設尚不完善,這使得即使檔案部門有主動參與的意愿,往往也陷入“介入難”的窘境,這與政策法規缺乏硬性規定、一些部門和工作人員對檔案工作重要性認識不到位、檔案工作的社會認可度有待提高等密切相關。這就需要檔案部門進一步增強全社會的檔案意識,進一步發揮檔案部門的職能作用,從頂層設計上進一步明確檔案部門參與重大突發事件的方式手段,在舉辦重大活動、處置重大突發事件中,檔案部門要主動擔當,全程跟進、同步開展檔案工作,在重大突發事件處置工作實踐中不斷探索檔案部門的參與路徑、可行做法,宣傳推廣檔案部門在參與慶祝新中國成立70周年、北京奧運會、上海進博會、廣州大運會、汶川特大地震、抗擊“非典”等期間的應急處置工作成功經驗和做法。

????三是“基礎”問題。基礎工作較為薄弱也制約著一些檔案部門在重大突發事件應急處置工作中的能力和水平。比如,專業人才儲備不足,館(室)藏檔案資源結構單一,專題檔案數據庫建設跟不上來,數字檔案館(室)建設進程緩慢,線上查閱利用功能不成熟,檔案資源開發利用水平有待提高,檔案服務產品供給不足等,都嚴重制約檔案部門的應急處置能力。這就需要檔案部門堅持問題導向、目標導向,補短板、強弱項,切實加強檔案資源建設、基礎業務建設、服務能力建設、人才隊伍建設、治理體系建設,推動檔案工作高質量發展。只有平時做足功課,自身“硬”了、基礎“牢”了,在應對重大突發事件等關鍵時刻,檔案部門才能豁得出、沖得上、干得好。

????重大突發事件處置工作具有系統性、復雜性、不確定性、靈活性等特點,檔案部門如何參與其中并提供好服務,需要在工作實踐中不斷探索創新、總結提升、鞏固深化,最終形成規律性、經驗性、可復制、可推廣的工作機制和業務規范,這樣才有利于發揮檔案工作的基礎性、支撐性作用,也才有助于重大突發事件應急處置工作更科學、更圓滿、更可追溯。

????原載于《中國檔案報》2020年3月2日 總第3493期 第三版

 
 
責任編輯:楊太陽
 
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