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多措并舉 筑牢檔案安全防線

——廣東省水文局推進檔案安全工作紀實

作者:宋大慶

來源:中國檔案報

2020-02-18 星期二

????近年來,廣東省水文局堅持把檔案安全工作作為一項重要任務來抓,主動作為,多措并舉,筑牢檔案安全防線。

????為加強檔案安全管理,省水文局專門印發了《廣東省水文局檔案安全管理規定》《廣東省水文局檔案工作突發事件應急預案》,從檔案安全工作機制、檔案庫房安全、保護設施設備安全、檔案管理安全和檔案信息安全等方面對加強檔案安全工作作出了規定,建立了檔案安全日常檢查、定期檢查和專項檢查“三位一體”工作機制,明確要求省水文局領導班子每年研究部署檔案安全工作不少于一次,進一步明確了火災、水情、檔案被盜或泄密、檔案系統崩潰及蟲鼠害等突發事件的應急處置方式,確立了檔案工作突發事件應急處置流程。

????按照國家檔案局《機關檔案管理規定》要求,省水文局新配置了檔案密集架、防磁柜、保密柜、氣溶膠滅火系統、干粉滅火器、視頻監控裝置、濕度自動控制器等,對檔案服務外包工作實行全程監控管理,實現了辦公室、閱覽室、庫房和整理室“四室分開”。對照《廣東省檔案安全執法檢查內容及標準》,省水文局堅持定期對檔案安全工作開展專項檢查,并將自查自糾情況向省檔案局作書面匯報。同時,要求全省各水文分局開展檔案安全自查自糾工作,并向省水文局作書面匯報,省水文局專門組織工作人員對分局進行現場檢查,及時發現問題并提出整改措施。

????從2013年開始,省水文局將檔案現場評估工作作為檔案安全工作的重要抓手,專門成立了檔案評估小組,每年對全省3到4個水文分局開展檔案現場評估工作,評估內容包括各水文分局單位領導對檔案工作的重視支持情況、檔案安全管理情況、對下屬測報中心及測站檔案工作開展督導情況、文件材料收集整理歸檔情況、檔案信息化建設情況等。評估工作以各水文分局檔案目標管理考核標準為主要依據,根據年度現場評估情況,設置了優秀、良好、合格、不合格4個等級。

????近年來,因為水文測驗方式改革,大部分水文測站工作人員轉移到水文測報中心集中辦公,使得檔案資料得不到有效保管和保護。為解決這一問題,2016年5月,省水文局印發了《廣東省水文局水文測報中心檔案管理達標辦法》(以下簡稱《辦法》),計劃用4年時間對全省10個水文測報中心開展檔案達標工作,旨在通過在各測報中心建立標準化檔案室的辦法,將水文測站檔案材料集中到水文測報中心統一保管。《辦法》明確,全省各水文分局要為轄區內測報中心檔案工作提供組織保障和資金保障,對測報中心文件材料的形成、歸檔和移交工作進行業務培訓和監督指導;各水文測報中心要建立健全檔案管理制度,落實具體責任到人,配齊配全基礎設施設備,嚴格執行檔案管理法規及達標標準;加強對檔案工作人員的培訓,確保測報中心文件材料齊全完整真實有效;在達標考評體系中設置管理體制、業務建設、檔案利用3個考評類別,標準分為100分,90分以上為優秀、80-90分為良好、60-80分為合格、60分以下為不合格,并在組織保障、檔案庫房保障、檔案安全3項評分中設置一票否決項。截至目前,全省10個水文測報中心均以優秀等次通過達標評審。

????2017年,按照《廣東省檔案局轉發國家檔案局辦公室關于加強汛期檔案安全保管的通知》和《水利廳政務中心轉發檔案安全管理有關文件的通知》要求,省水文局第一時間組織開展檔案安全自查工作,并將自查情況報告上報給水利廳政務中心,并要求全省各水文分局加強檔案安全工作。2018年,按照《國家檔案局印發〈關于進一步加強檔案安全工作的意見〉的通知》和省水利廳政務中心《關于開展2018年度檔案安全專項檢查的通知》要求,省水文局印發了《關于開展2018年度檔案安全專項檢查的通知》,部署全省各水文分局認真組織開展檔案安全自查工作,還對廣州、惠州、清遠、江門、佛山的水文分局進行了檔案安全現場檢查,并提出了整改意見。

????下一步,省水文局將進一步建立健全檔案安全管理制度,落實好巡查督查制度,強化檔案安全工作的政治意識和責任擔當,時刻繃緊檔案安全之弦,確保檔案安全萬無一失。

????原載于《中國檔案報》2020年2月17日 總第3487期 第三版

 
 
責任編輯:張雪
 
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