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讓人民群眾共享數字檔案發展成果

——渭南市檔案館全力推動數字檔案館(室)建設紀實

作者:王美麗

來源:中國檔案資訊網

2019-12-12 星期四

????中國檔案資訊網訊 近年來,陜西省渭南市檔案館以檔案工作“三個走向”要求為根本遵循,以檔案信息存儲與保管安全為保障,以實現檔案信息資源社會共享為目標,著力于拓展檔案公共服務能力,堅持科學規劃、項目帶動、科技引領、互聯共建,全力推動全市數字檔案館(室)建設,為助推政務服務“最多跑一次”改革貢獻檔案力量。

????以基礎設施為平臺 優化新載體

????渭南市檔案館適應時代發展、緊抓時代機遇,始終把數字檔案館(室)建設作為檔案事業發展的重點目標,放在業務建設的突出位置。一是高度重視,提高站位。2016年,市委市政府印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》,市檔案館出臺《渭南市信息化建設“十三五”規劃》,成立機構、落實人員,積極爭取財政支持。將檔案信息化專項經費列入單位年度經費預算,從2015年至今,市財政累計撥付資金802萬元用于數字檔案館(室)建設。二是完善機制,強化保障。成立由主要領導任組長,分管領導及相關科長為成員的數字檔案館(室)建設領導小組,有關科室分工協作,協調解決數字檔案館(室)建設過程中遇到的問題;制定完善機房管理、設備管理、安全管理、人員管理、數字資源管理等制度規范,強化數字檔案館(室)制度保障。三是整體推進,增強合力。多次召開專題會議對全市數字檔案館(室)建設工作進行統一部署及指導。2016年8月在蒲城召開全市數字檔案館(室)建設工作會議,確定發展思路、明確實施目標。渭南各縣(市、區)檔案館先后投入專項資金用于配備數字檔案館建設的軟硬件基礎設施設備等。全市建有婚姻、名人、工改、知青等23類民生檔案數據庫,已實現全文查閱服務功能。四是互聯互建,聚合資源。積極指導推進市政府辦、市水務局、市教育局、市煤炭局、高新區數字檔案室等試點建設數字檔案室,試點單位共計在線移交目錄數據1.2萬條。數字檔案館與市直部門虛擬檔案室之間數據在線“收集、管理、保存、利用”等功能已經基本實現。基本建成以檔案資源總庫為核心,以局域網、政務網、互聯網平臺為基礎,以館藏檔案綜合管理系統、集中式檔案室管理系統、民生檔案服務平臺等核心應用為支撐的數字檔案館系統。五是交流學習,促進發展。組織專家對全市檔案部門信息化工作人員及檔案人員進行信息化業務知識培訓。先后組織各縣(市、區)檔案館及示范數字檔案室單位檔案人員分別赴上海、江蘇、濰坊、青島、十堰等地考察學習,拓寬視野、借鑒經驗,進一步提升了數字檔案館(室)建設水平。

????以資源建設為基礎 探索新模式

????數字檔案館(室)建設是一項復雜的系統工程,市檔案館立足當前,著眼長遠,堅持示范引領,統籌規劃,高起點、高標準、高要求地推進數字檔案館(室)建設工作。

????一是構建全面豐富的檔案資源庫。按照“存量數字化”“增量電子化”工作思路,大力開展傳統載體檔案數字化工作,推動檔案部門有序開展紙質檔案原文掃描掛接工作;先后制定《渭南市檔案著錄及全文掃描細則》《渭南市電子文件移交與接收辦法》等,指導開展電子文件收集歸檔工作,要求市級各部門單位在移交紙質檔案進館的同時,一并接收電子文件進館,努力實現紙質檔案和電子文件應歸盡歸、應收盡收。二是建立標準規范的檔案目錄庫。制定《渭南市館藏檔案數字化加工實施方案》,購置和更換數字檔案館建設所需軟硬件設施設備,建立館藏全部檔案的案卷級目錄庫和文件級目錄庫,建立工改檔案、社團檔案、會計檔案、非遺檔案、人事檔案等專題目錄庫,館藏目錄數據已達120萬余條,數據錄入完整準確規范,全部實現計算機檢索。三是形成覆蓋館藏的檔案數據庫。集中人力物力對館藏的全部照片檔案、音視頻檔案和館藏重要資料進行數字化加工轉換,館藏檔案和接收進館檔案全文數字化率達到90%。目前已建立完善檔案數據資源總庫,包括目錄數據庫、原文數據庫、照片數據庫、音視頻數據庫等,數據存量達到14T,市檔案館已初步建成全市規范化、可共享的目錄數據庫,構建起內容豐富、結構合理的檔案資源體系。

????以安全管理為保障 實現新突破

????安全保密是檔案數字化工作的根本要求,開展檔案數字化必須實現安全、質量、進度相互協調、互為保障。一是完善設備,嚴實管理。自開展數字化檔案館(室)建設工作以來,不斷建立和完善人防、技防措施,強化安全管理。新增服務器、存儲設備、數字化掃描設備、核心交換機等網絡安全設備,配備文檔加密防護、數據容災備份恢復系統、正版操作系統,提升系統防御能力。對館藏涉密檔案按照相關標準專人專設備進行數字化加工,建立涉密檔案管理系統和涉密數據機房。二是建章立制,確保安全。先后制定電子文件歸檔與管理辦法、檔案數字化技術標準、檔案安全保密制度、查詢利用制度、檔案數據管理制度等工作規范。進一步細化規范數字檔案資源的進館、保管、保護、鑒定、降密解密、復制加工及利用等業務流程要求,建立起權責清晰、可行性強的管理制度。三是權責明確,高效監管。嚴格清點并登記檔案使用情況,嚴格管理移動存儲載體。采取現場管理人員每天巡查抽檢、科室負責人不定期突擊檢查的兩級督查措施,對照各種監管記錄,核查現場情況,將制度要求轉化為規范的日常管理行為。確定專人負責網站的日常管理,確保計算機及網絡信息系統、檔案信息發布安全管理。四是異地備份,防范風險。開展檔案數據異地備份工作,每年將檔案數據分別在省檔案館后庫、青島市檔案館進行備份,確保檔案數據絕對安全,并將機房托管在市網信辦機房,機房按照標準規范建設,供電、消防、安防、監控等設施設備完善,設備運行維護由專業的技術團隊負責,日常管理科學規范、集約高效。

????以服務利用為目的 打造新通道

????按照《數字檔案館建設指南》和《數字檔案館系統測試辦法》要求,啟動并完成市數字檔案館建設一期項目,分步驟完成數字檔案館平臺建設,全面推進全市“三網、四庫、一中心”建設,分別建立起局域網、電子政務網、互聯網三個檔案資源利用平臺。一是依托局域網,實現檔案服務“高效化”。局域網主要用于館藏檔案的收、管、存、用等各項業務工作的核心館藏檔案服務系統。實現檔案館工作人員依據各自權限進行錄入、接收、查閱、利用、統計、鑒定、編研、輔助實體檔案管理等要求,查檔人員可進行自助查檔,方便快捷。二是依托政務網,實現檔案利用“便捷化”。通過政務網可完成檔案室檔案館之間檔案的在線整理、在線歸檔、在線利用、在線移交、在線四性檢查、在線業務指導等工作,實現檔案館與立檔單位之間、各立檔單位檔案室之間檔案共享功能,推進渭南檔案信息化管理水平。三是依托互聯網,實現檔案查詢“開放化”。網站設置開放檔案“一站式查詢”模塊,開設網上展廳、檔案文化、檔案業務、檔案法規等專欄,滿足群眾足不出戶查閱利用檔案的需求。

 
 
責任編輯:楊太陽
 
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