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為檔案利用者提供最好的服務

——記全國檔案系統先進個人、北京市檔案館利用處劉艷晨

作者:王昊魁 陳凱君

來源:《光明日報》

2019-12-11 星期三

????短發、黑框眼鏡,身材削瘦,干凈利落,這是劉艷晨留給記者的第一印象。在北京市檔案館三樓辦公室,劉艷晨的辦公桌靠在窗邊,陽光鋪滿桌子,桌面一塵不染,讓人不禁聯想:她一定是個嚴格自律、認真細致的人。

????說是辦公室,其實是劉艷晨除日常工作之外經常“自我加班”的場所。她的日常工作場所是檔案利用大廳咨詢臺,主要負責為檔案利用者提供登記、問詢需求、檢索、復制申請等服務。看似簡單而重復,背后需要付出許多艱辛。

????劉艷晨的嚴格自律、工作負責、認真細致在單位是出了名的。2002年,22歲的劉艷晨從北京工業大學計算機專業畢業,進入北京市檔案館利用處工作,一干就是17年。北京市檔案館利用處副處長李嵋說:“劉艷晨有情懷、有大局、有擔當,自我要求極其嚴格。”

????早晨上班前,劉艷晨是第一個走進利用大廳的工作人員,下午下班后又是最后一個走出利用大廳的人。第一個來到這兒,在利用者來查閱前做好一切準備工作,并挨個查看利用者的電腦是否正常。下班后靜心思考白天利用者查檔遇到的問題,尋找解決方案。

????不僅工作負責、認真細致,劉艷晨還是個肯在工作上動腦筋的人。參加工作后的近10年,她一直在北京市檔案館利用處做檔案閱覽復制工作。那時檔案數字化程度還不像現在這樣高,利用者利用檔案時經常需要復印,而原始檔案紙張形式不一,復印效果往往不理想。

????怎樣解決這個問題?劉艷晨不斷思考、摸索、總結了一套復印方法,不僅提高了利用效果,還降低了對原始檔案的損害程度。“比如,那種復寫紙油印紙字跡會擴散,若按文本格式復印,會印不清楚,就要把它調整到圖片格式進行復印。像筒子頁的復印,正常印背面的字跡會透到前頁,沒法看,這時要在中間加襯墊紙。”

????2016年,北京數字檔案館建設加快推進,錄入信息的工作量龐大。那些日子可以用“苦熬”一詞來形容。劉艷晨克服種種困難,白天干、晚上加班干,放棄周末休息,一條條核對、確認,出現錯誤就返工,“為的是確保信息必須客觀準確”。同時,劉艷晨充分利用專業所長,依據這些利用數據作出統計分析,為北京數字檔案館系統制定利用統計模板。為方便民生檔案查閱、簡化調卷及審批流程,她根據實際,制定適合利用工作的業務流程,完成利用工作需求分析,為數字檔案館建設付出了辛勤和汗水。

????在同事眼里,劉艷晨的電腦是個“百寶箱”。無論業務流程、查檔手續,還是館藏檔案情況她都了如指掌。2014年以來,劉艷晨堅持每天寫工作日志,主要記錄當天利用者遇到哪些問題,又如何幫助解決的內容。5年來,劉艷晨寫的工作日志已達20萬字。她說,工作和利用者對檔案的利用相輔相成。在幫利用者解決問題時,自己也能學到很多知識。

????在常人眼里,檔案工作默默無聞且不被人關注,很難做出驚天動地的成績,但在劉艷晨看來“充滿樂趣、極有價值”。她說,檔案工作滲透到各行各業,是極其重要的工作。我們守護的是歷史,收集的是歷史,保管的是歷史,服務于黨和人民,服務于社會,“想想就很有價值、很神圣”。

 
 
責任編輯:楊太陽 王思思(實習)
 
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